¿Sigue siendo el PDF una buena idea? Accesibilidad y nuevos desafíos desde la EAA
Mariana Ierocades - Especialista en Accesibilidad Digital y diseño UI.Fecha de publicación:
Durante años, quienes consumimos contenido digital lo vemos a diario, tanto en Internet como en nuestras oficinas: los archivos PDF están por todas partes. Y no es para menos. Son súper prácticos, ¿verdad? Mantienen el formato, se ven igual en cualquier dispositivo… ideales para enviar informes, manuales o formularios.
Pero hay una pregunta que cada vez resuena más fuerte:
¿Es un formato verdaderamente accesible?
Quienes trabajamos en accesibilidad digital lo sabemos bien: la respuesta es… depende. Depende del contenido, de cómo se creó el archivo, y sobre todo, de si se tuvo en cuenta —o no— a las personas que usan lectores de pantalla u otras tecnologías de asistencia.
Y es aquí donde quiero detenerme un momento. Porque si no se respetan una serie de criterios clave, los PDF pueden transformarse en auténticas barreras digitales.
Desde texto incrustado en imágenes hasta documentos sin etiquetas de encabezado o listas mal estructuradas, los errores son tan comunes como invisibles para quienes no los necesitan. Pero para quienes sí los necesitan, estos errores pueden hacer que un documento resulte totalmente inservible.
Imaginá que intentás leer un libro, pero todas las letras están desordenadas o, peor aún, son solo una imagen borrosa. Frustrante, ¿no? Pues algo muy parecido es lo que experimentan muchas personas que utilizan lectores de pantalla cuando se enfrentan a un PDF mal diseñado.
Aprendiendo sobre accesibilidad PDF
Como muchas personas, yo también pensaba que hacer clic en “guardar como PDF” era el último paso. ¡Listo, documento terminado! Pero no. Cuando empecé a trabajar en accesibilidad digital, descubrí que muchos de los PDFs que había creado o compartido eran, en realidad, inaccesibles: imposibles de leer por tecnologías de asistencia.
Crear un documento accesible no es tan simple como parece. Uno puede pensar que está todo perfecto… hasta que lo prueba con un lector de pantalla.
Y ahí aparece la lista interminable de cosas por corregir: títulos que no son reconocidos como tales, imágenes sin descripción, tablas que se leen como un revoltijo de datos sin sentido. Lo importante es reconocer que todos aprendemos cometiendo errores. Lo que no podemos hacer es normalizarlos.
Qué tener en cuenta para crear PDFs accesibles
Si querés que tus documentos PDF realmente lleguen a todas las personas, te comparto algunas claves fundamentales:
Desde el principio:
- Usá estilos de encabezado: Título 1, Título 2, listas ordenadas… Esto permite que la estructura del documento sea interpretada correctamente por lectores de pantalla.
- Texto alternativo para imágenes: Describí brevemente el contenido de las imágenes. Si son decorativas, marcá esa opción para que no generen ruido innecesario.
- Enlaces descriptivos: Evitá los clásicos “hacé clic aquí”. Mejor: “Consultá el informe de ventas 2024”.
- Tablas simples y claras: Con encabezados identificables y una estructura lógica.
Al exportar el PDF:
- Asegurate de activar opciones como “crear PDF etiquetado” o “optimizar para accesibilidad”. Esto hace que se conserven las estructuras que trabajaste (por ejemplo, en Word o Google Docs).
Y antes de compartirlo:
- Usá herramientas como el Accessibility Checker de Adobe Acrobat Pro para hacer un chequeo rápido. Vas a ver un informe que te dirá si falta texto alternativo, si las listas están bien marcadas, etc.
¿Entonces… hay que dejar de usar PDFs?
No necesariamente. Como vimos, un PDF puede ser accesible. Pero eso requiere tiempo, atención y herramientas adecuadas.
También es válido preguntarse: ¿es este el mejor formato para compartir este contenido?
A veces, una página HTML, un archivo de texto plano o un ePub pueden ofrecer una experiencia mucho más accesible, adaptable y usable, sobre todo en dispositivos móviles.
¿Por qué deberías empezar a preocuparte ahora? La EAA está en camino
Hacer documentos accesibles no es solo una cuestión técnica. Es una cuestión ética, un gesto de empatía, y muy pronto, también será una exigencia legal.
El 28 de junio de 2025 entra en vigor la European Accessibility Act (EAA), una ley que establece que muchos productos y servicios digitales en la Unión Europea —como la banca, el comercio electrónico, los libros digitales, el transporte y más— deberán ser accesibles.
Y eso incluye PDFs como:
- Contratos
- Manuales de usuario
- Facturas electrónicas
- Infomes institucionales
- eBooks
- Formularios interactivos
Si usás este tipo de documentos para ofrecer tus servicios, vas a tener que garantizar su accesibilidad. No será una sugerencia, será una obligación. Y si el contenido incluye libros o materiales de lectura digital, tal vez te interese explorar alternativas como el formato ePub accesible, que ofrece mayor flexibilidad y adaptación a distintos dispositivos.
En la práctica, esto significa que los documentos deben:
- Estar correctamente etiquetados y estructurados.
- Incluir texto alternativo en todos los elementos no textuales.
- Ser compatibles con lectores de pantalla.
- Cumplir con estándares como WCAG o la norma armonizada EN 301 549.
Conclusión: Un nuevo comienzo
La accesibilidad no es solo una lista de requisitos técnicos. Es una forma de reconocer que no todas las personas acceden al contenido digital del mismo modo.
Si querés empezar a revisar tus propios materiales o hacer una auditoría completa de accesibilidad, te recomiendo esta guía para crear audits eficaces. Es muy clara y útil para detectar oportunidades de mejora, no solo en webs, sino también en documentos y recursos.
Los PDFs seguirán existiendo. Pero tal vez, a partir de 2025, empecemos a preguntarnos más seguido:
¿A quién incluye este documento… y a quién deja afuera?
Ese, quizás, sea el mejor punto de partida para una transformación digital realmente inclusiva.
Cuenta con experiencia en diseño, testing de experiencia de usuario (UX) y aseguramiento de la calidad, tanto funcional como en accesibilidad, en conformidad con normativas como EN 301 549 y WCAG 2.1. Su misión es garantizar que las soluciones digitales sean inclusivas, funcionales y visualmente atractivas, contribuyendo a mejorar la calidad de vida de las personas con discapacidad o necesidades especiales.
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Preguntas frecuentes sobre el PDF accesible
No, pero muchos lo son si no se crearon teniendo en cuenta criterios de accesibilidad. Un PDF puede ser completamente accesible si fue correctamente estructurado y etiquetado desde el origen.
